Obwohl die überwiegende Zahl der Rechnungen derzeit noch in Papierform ausgetauscht wird, gewinnt die elektronische Rechnung in Deutschland und der EU zunehmend an Bedeutung. Ab dem 1. Januar 2025 führt der Gesetzgeber eine E-Rechnungspflicht für den Empfang von elektronischen Rechnungen ein.
Pflicht zur E-Rechnung ab 1. Januar 2025 – Was bedeutet das?
Die Regierung hat mit dem am 22. März 2024 beschlossenen Wachstumschancengesetz die Grundlage für die Einführung einer Pflicht zur Nutzung von elektronischen Rechnungen für Umsatzsteuerzwecke ab dem 1. Januar 2025 geschaffen. Ab diesem Zeitpunkt sind alle Unternehmen im inländischen B2B-Bereich verpflichtet, E-Rechnungen nach den neuen Vorgaben zu empfangen und zu verarbeiten. Bis Ende 2027 werden Unternehmen schrittweise verpflichtet, ihre Rechnungen elektronisch auszustellen, wenn sie Geschäfte mit anderen Unternehmen tätigen. Eine per E-Mail versandte Rechnung im PDF-Format gilt ab 2025 nicht mehr als elektronische Rechnung.
Was ist eine E-Rechnung?
Anstatt wie bisher die Rechnungsdaten auf Papier auszudrucken und per Post zu verschicken, wird beim Versand einer E-Rechnung die Rechnung auf Senderseite in einem maschinenverarbeitenden Format erzeugt (z.B. XML) und anschließend elektronisch direkt an das IT-System des Empfängers übermittelt. Dort wird die E-Rechnung ohne menschliches Zutun vom IT-System aufgenommen und steht sofort für die weitere Bearbeitung (z.B. Rechnungsprüfung und -freigabe) zur Verfügung.
Im Vergleich zur Papier- oder PDF-Rechnung müssen keine manuellen Schritte in den Prozess integriert werden, eine durchgehende Automatisierung des Prozesses ist möglich. Darüber hinaus bekommt der Sender eine entsprechende Bestätigung, sobald der Empfänger die Rechnung erhalten hat. In Abhängigkeit vom Grad der Automatisierung in den Betrieben können E-Rechnungen zukünftig elektronisch eingelesen zugeordnet, geprüft, verbucht und zur Zahlung angewiesen werden. ZUGFeRD, XRechnung und EDI (Electronic Data Interchange) sind die möglichen Rechnungsformate der elektronischen Rechnung.
Welche Chancen und Herausforderungen ergeben sich für kleine und mittelständische Unternehmen?
Die benannten Neuerungen haben weitreichende Auswirkungen auf die Geschäftsprozesse in kleinen und mittelständischen Unternehmen.
Auf der einen Seite bringt die Umstellung Chancen zur Optimierung und Automatisierung der Finanzbuchhaltung mit sich und führt im besten Fall zu einer enormen Effizienzsteigerung und damit auch zu einer Kostenersparnis. Konkret lässt sich Potential die folgenden Bereiche betreffend erkennen:
- Vereinfachte Rechnungsausstellung (Ersparnis von Zeit, Versand- und Personalkosten)
- Medienbruchfreie Verarbeitung (fehleranfällige manuelle Eingaben werden überflüssig)
- Verkürzte Durchlaufzeiten
- Schnellere Bearbeitung und pünktlichere Zahlung
- Weniger Papierverbrauch (Senkung von Materialkosten für Papier, Drucker)
- Wegfall von Portokosten und Transportwegen
- Vereinfachte Archivierung und schnellerer Abruf im Bedarfsfall
Auf der anderen Seite stellt die Einführung der E-Rechnung die KMUs vor Herausforderungen, u.a. die folgenden Aspekte betreffend:
- Einhaltung von Vorgaben rund um die Richtlinien zur E-Rechnung
- Veränderte technische Anforderungen
- Integration in bestehende Systeme und Abläufe
- Datenschutzangelegenheiten
- Notwendigkeit, Mitarbeitende auf neue Prozesse umzuschulen
Das Mittelstand-Digital Zentrum Leipzig-Halle unterstützt Sie in Fragen rund um die E-Rechnung
Doch wie empfange, bearbeite, erstelle ich E-Rechnungen pflichtgerecht und kann den Herausforderungen der Umsetzung mit guten Lösungen begegnen? Das Mittelstand-Digital Zentrum Leipzig-Halle möchte Sie auf die bevorstehende Implementierung der elektronischen Rechnung vorbereiten. Hierzu bietet das Zentrum eine Vortragsreihe mit dem Titel „Pflicht zur E-Rechnung ab 2025: Was Unternehmer jetzt wissen müssen“ an. In dieser kostenfreien Informationsveranstaltung lernen Sie die wichtigsten Rahmenbedingungen der bevorstehenden Verpflichtung zur Ausstellung elektronischer Rechnungen im B2B-Bereich kennen und erhalten praxisnahe Einblicke sowie strategische Hinweise zur Umsetzung. Folgende Fragestellungen stehen dabei im Fokus:
- Was ist eine E-Rechnung und warum wird sie ab 2025 verpflichtend?
- Welche gesetzlichen Anforderungen und Regelungen müssen Unternehmen beachten?
- Welche Schritte sind notwendig, um sich auf die Einführung vorzubereiten?
- Wie kann mich ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) dabei unterstützen?
- Welcher Aufwand ist mit der Einrichtung verbunden?
Sind Sie interessiert? Zur Anmeldung für die Veranstaltung am 30. Mai 2024 (17 bis 19 Uhr) gelangen Sie hier, die Anmeldung für den 4. Juni 2024 (17 bis 19 Uhr) erreichen Sie hier. Um sich für die Veranstaltung am 18. Juni 2024 (17 bis 19 Uhr) anzumelden, klicken Sie hier.
——————————————————————————————————————————–
Das Mittelstand-Digital Zentrum Leipzig-Halle begleitet Sie auf dem Weg der digitalen Transformation. Benötigen Sie weitere Hilfestellungen, kontaktieren Sie uns gern!
